Projekty w BS-ach – jak je prowadzić?

(re-edycja art. z 2016) W naszym życiu codziennym realizujemy bardzo wiele, bardzo różnorodnych projektów. Zwykle jakoś sobie z tym radzimy, dlatego też nie ma żadnego powodu, dla którego mielibyśmy sobie nie poradzić z projektami prowadzonymi na naszym Banku Spółdzielczym.

Klasyfikacja co jest projektem, a co – nie

Nierzadko spotykam w bankowych regulacjach sztywne kryteria, określające co jest projektem, a co – nie. Podawane są różnego rodzaju kryteria; np. projektem jest przedsięwzięcie, które planowne jest na co najmniej 6 miesięcy i ma budżet co najmniej 50 000 zł. Czy jest to podejście wygodne? Moim zdaniem nie, bo ogranicza elastyczność dyskutowanej klasyfikacji. A co jeśli realizujemy w Banku naprawdę ważne przedsięwzięcie, a które kosztować nas będzie powiedzmy 48 000 zł, i którego realizacja zajmie pięć i pół miesiąca? Coż z tego, że przedsięwzięcie będzie istotne dla organizacji, i jako takie będzie zasługiwało na realizację w formie projektu? Nie spełnia wymogów klasyfikacyjnych!

Rozumiejąc powyższe uwarunkowanie, niektóre Banki stosują furtkę, pozwalającą na arbiralną klasyfikację danego przedsięwzięcia jako projekt, pomimo niespełniania kryteriów klasyfikacyjnych.

Wobec powyższego, postulowałbym całkowitą liberalizację kryteriów klasyfikacyjnych i uznanie, że każde z przedsięwzięć, planowanych do realizacji przez Bank, będzie za każdym razem arbitralnie klasyfikowne przez zarząd do realizacji w formie projektu, bądź – nie. Wówczas uzyskamy pełną swobodę, wskutek czego o tym, czy dane przedsięwzięcie będzie projektem czy nie będzie decydował poziom jego istotności i wagi dla Banku.

Dlaczego warto wprowadzić na projekcie pewnien formalizm?

Z dwóch powodów; po pierwsze – aby mieć zapisane inforamcje, na jakim etapie jest projekt, co się w nim dzieje, co jest do zrobienia, a co już zostało zrobione. Pewne krótkie, lakoniczne notatki będą tu bardzo pomocne.

Podam przykład z mojej własnej pracy – na co dzień, od 17 lat, zarządzam projektami. Gdy projektów audytorskich w BS-ach było kilka w miesiącu, praktycznie wszystko miałem „w głowie”; doskonale pamiętałem co się dzieje u każdego z klientów. W pewnym jednak momencie, otartych projektów zrobiło się kilkadziesiąt, a niedługo po tym – sporo ponad 100. Wówczas zapamiętanie wszystkiego stało się po prostu niemożliwe.

Ale i wówczas nie przesadziliśmy z dokumentowaniem; otóż ja i moja koleżanka – koordynatorka projektów – mieliśmy na każdy projekt jeden wiersz w excellu, zwierający raptem kilkanaście pól; namiary do klienta, status ogólny prac, status prac poszczególnych konsultatów, daty ich wizyt itp.. Jeden wiersz w excellu plus kilka dokumentów – raporty po-audytowe, protokoły odbioru, rozliczenie kosztów logistycznych, itp. – i to w zupełności wystarczyło. Czyli minimum informacji, niezbędnych do „zapanowania” nad projektami.

Nie przesadzać z opisem metodyki

„Jaki koń jest, każdy widzi” – jedyny powód, dla którego zalecam na audytach opisywać metodykę prowadzenia projektów w bankowej dokumentacji, to wymóg rekomendacji D.8. Osobiście uważam, że jest to zupełnie niepotrzebne. Ten, kto zarządza projektem, i tak będzie wiedział jak to robić, i żaden opis metodyki nie jest mu potrzebny. A zwłaszcza taki na 20, czy 30 stron, jaki nierzadko miałem okazję widzieć w BS-ach. Te opisy są, ale niemal nikt ich nie czyta (czasem audytor, czasem inspektor KNF). Pominąwszy więc wymóg rekomendacji D.8 – są one zupełnie zbędne.

Jakie minimalistyczne parametry powinien mieć projekt?

Krótka lista:

  • cel projektu (zadanie do wykonania w ramach projektu),
  • osoby zaangażowane ze strony Banku,
  • osoby zaangażowane ze strony wykonawców zewnętrznych (jeżeli są wykonawcy zewnętrzni),
  • etapy projektu, budżety etapów,
  • bieżący poziom zaawansowania projektu,
  • zadania do wykonania,
  • dokumentacja związana z projektem.
Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s

Blog na WordPress.com. Autor motywu: Anders Noren.

Up ↑

Create your website at WordPress.com
Rozpocznij
%d blogerów lubi to: